学校事務の仕事は「名簿の管理」「出欠の集計」「予算管理」など、繰り返しの集計作業が多く、気づけば多くの時間を取られてしまうことがあります。
そんな学校事務の業務効率化に欠かせないのが Excel関数の活用 です。
今回は、特に実務で役立つ XLOOKUP、SUMIF、COUNTIF の3つをピックアップし、具体的な使い方と活用例を紹介します。
どれも導入するだけで作業時間を大幅に短縮できる関数ですので、ぜひ活用してみてください。
目次
学校事務でExcel関数を活用するメリット
- 作業時間の短縮
- 入力ミス・計算ミス防止
- 定型業務の自動化による負担軽減
学校事務で役立つExcel関数ベスト３
XLOOKUP｜名簿・台帳管理の必須関数
用途例：
- 学籍番号から氏名を自動取得
- 教職員番号から担当科目を引き出す
- 物品管理台帳で商品コードから物品名を取得
ポイント：
- VLOOKUPの上位互換で、検索列が左に無くてもOK
- 見つからない場合に「該当なし」など任意の文字を返せる
- 名簿管理・異動時のデータ修正時に非常に便利
リンク
SUMIF｜条件付き合計で学年別・項目別管理に便利
用途例：
- 学年別の予算合計
- 科目別の出席者数合計
- 特定の担当者別の合計金額
ポイント：
- 条件に合うものだけ合計できるので報告資料作成が楽になる
- COUNTIFとセットで使うとより便利
リンク
COUNTIF｜条件付き件数集計で管理を簡単に
用途例：
- 欠席者数の集計
- 提出済書類の件数カウント
- 特定条件に該当する生徒数の集計
ポイント：
- 特定条件での件数集計を自動化
- 出欠集計、提出物管理での負担軽減に貢献
まとめ｜Excel関数で学校事務の仕事を効率化しよう
今回紹介した XLOOKUP、SUMIF、COUNTIF は、学校事務の効率化に即役立つ関数です。
最初は使い方に慣れる必要がありますが、一度マスターすると 資料作成・名簿管理・集計業務の負担を大きく減らせます。
ぜひ日々の業務に取り入れ、空いた時間を他の重要な業務や自己研鑽に使えるようにしていきましょう。
リンク
